La premessa è che l'informazione rappresenta uno degli asset fondamentali di un ente, a patto che sia accessibile, condivisa e strutturata.

Il Comune di Pisa è impegnato da diversi anni nel processo di semplificazione delle procedure amministrative, con l’obiettivo di ridurre i tempi di attesa dei cittadini e delle imprese, aumentare la facilità di accesso agli atti, rendere più trasparente il percorso dei documenti e diminuire i costi gestionali. 

Visto che la gestione informatica dei documenti, rispetto a quella tradizionale, consente maggior economicità, trasparenza ed efficienza nel trattamento dei dati, oltre ad una maggior semplicità d'uso, possibilità di condivisione, affidabilità nell'archiviazione, conservazione e ricerca, con un minor rischio di smarrimento o deterioramento degli atti, l’automazione del sistema di gestione documentale è risultato un passo essenziale da compiere nel percorso di riorganizzazione che il Comune di Pisa intendeva intraprendere per diventare sempre più un'amministrazione moderna, snella ed efficiente.

L' Ufficio gestione documentale rappresenta l'asse portante del percorso di dematerializzazione e digitalizzazione, ovvero del progressivo incremento della gestione documentale informatizzata che costituisce una delle linee di azione più significative dell'Agenda digitale italiana per la riduzione della spesa pubblica, in termini di risparmi diretti e indiretti.

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