Competenze
L’ufficio si occupa della gestione informatica dei flussi documentali, l'insieme delle attività necessarie per organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dall’Ente, attraverso l’utilizzo di un software che consente la registrazione di protocollo, l’assegnazione agli uffici competenti, la classificazione, la fascicolazione, la conservazione e la ricerca dei documenti.
In particolare, le principali attività sono:
- protocollazione, apposizione della segnatura di protocollo tramite bar code, scansione ed associazione al protocollo informatico della posta in arrivo in forma cartacea;
- gestione delle spedizioni della posta cartacea in uscita;
- gestione della casella istituzionale di PEC (Posta elettronica certificata) dell’Ente: protocollazione e assegnazione dei messaggi di posta elettronica certificata in arrivo agli uffici competenti.
L’ufficio, inoltre, rilascia la firma digitale a dipendenti/amministratori come CDRL (centro di registrazione locale) di ARUBAPEC.
La casella istituzionale di PEC del Comune di Pisa è
comune.pisa@postacert.toscana.it
La casella PEC non accetta messaggi provenienti da posta elettronica non certificata.
Di seguito è possibile scaricare le norme per il Sistema di Gestione Documentale e le relative scrivanie attualmente in uso:
PROCEDURA PER L'EMISSIONE DI FIRMA DIGITALE a DIPENDENTI e AMMINISTRATORI
1) Il Dirigente chiede l'emissione della firma digitale per il proprio dipendente o per sé stesso, l'amministratore chiede l'emissione per se stesso, compilando e firmando questo modulo
2) La richiesta dev'essere protocollata tramite protocollo interno all'Ufficio Protocollo Generale. Ad essa devono essere allegati anche il documento di identità in corso di validità del futuro titolare di firma digitale (una foto a colori del fronte ed una del retro, avendo cura che lo sfondo non sia bianco, che i dati siano ben leggibili e che i bordi ed i simboli di sicurezza siano ben visibili) e l'autodichiarazione di conformità del documento all'originale rilasciata sul modello qui sotto.
3) Il dipendente verrà successivamente contattato dall'Ufficio Protocollo Generale per il riconoscimento "de visu" e gli ulteriori adempimenti previsti.
