Competenze
L’ufficio si occupa della gestione informatica dei flussi documentali, l'insieme delle attività necessarie per organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dall’Ente, attraverso l’utilizzo di un software che consente la registrazione di protocollo, l’assegnazione agli uffici competenti, la classificazione, la fascicolazione, la conservazione e la ricerca dei documenti.
In particolare, le principali attività sono:
- protocollazione, apposizione della segnatura di protocollo tramite bar code, scansione ed associazione al protocollo informatico della posta in arrivo in forma cartacea;
- gestione delle spedizioni della posta cartacea in uscita;
- gestione della casella istituzionale di PEC (Posta elettronica certificata) dell’Ente: protocollazione e assegnazione dei messaggi di posta elettronica certificata in arrivo agli uffici competenti.
L’ufficio, inoltre, rilascia la firma digitale a dipendenti/amministratori come CDRL (centro di registrazione locale) di ARUBAPEC.
La casella istituzionale di PEC del Comune di Pisa è
comune.pisa@postacert.toscana.it
La casella PEC non accetta messaggi provenienti da posta elettronica non certificata.
Di seguito è possibile scaricare le norme per il Sistema di Gestione Documentale e le relative scrivanie attualmente in uso:
PROCEDURA PER L'EMISSIONE DI FIRMA DIGITALE a DIPENDENTI e AMMINISTRATORI
1) Il Dirigente chiede l'emissione della firma digitale per il proprio dipendente o per se stesso, l'amministratore chiede l'emissione per se stesso, compilando e firmando questo modulo
2) La richiesta deve pervenire all'Ufficio Protocollo Generale tramite protocollo interno al quale deve essere allegata anche la scansione a colori fronte/retro di un documento di identità in corso di validità del futuro titolare di firma digitale
3) Il dipendente verrà successivamente contattato dall'Ufficio Protocollo Generale per il riconoscimento "de visu" e gli ulteriori adempimenti previsti.
