Autentiche

A tutti i cittadini.

Autenticazioni di copie, sottoscrizioni, fotografie. E' un servizio che comprova l'autenticità di una copia di un documento, di una firma, di una fotografia.

Recarsi presso l'Ufficio Anagrafe del Comune di Pisa o le sedi delle ex Circoscrizioni negli orari di apertura degli sportelli.

per autenticare la COPIA di un documento tramite attestazione della sua conformità con originale da parte di un Pubblico Ufficiale a ciò autorizzato:

• il cittadino può autenticare copie di atti e documenti producendo gli originali degli stessi unitamente alla copia da autenticare
• le copie autentiche valgono come gli originali
• la copia può essere autenticata dal Pubblico Ufficiale che l'ha emessa o presso il quale è depositato l'originale o al quale deve essere prodotto il documento
• la copia può essere autenticata anche da un Notaio, dal Segretario Comunale o da altro Funzionario incaricato dal Sindaco
• l'autenticazione può essere richiesta anche da persona diversa dall'interessato e in Comune diverso da quello di residenza

L’autentica delle copie

La norma parla genericamente di “copie” e non specifica “copie cartacee”. In assenza di specifiche limitazioni sulla lettera di incarico, il funzionario potrà anche autenticare copie digitali, oppure da cartaceo a digitale e viceversa.

Le copie digitali richiedono però alcune accortezze, che verranno approfondite in seguito.

La copia non è necessariamente una foto-copia, anche se oggi nessuno si mette più a ricopiare a mano un documento: non c’è alcuna limitazione teorica a ricopiare a penna o a macchina un documento scritto a mano o stampato. Vedasi ad esempio il parere del TAR di Torino (T.A.R. Piemonte Torino, Sez. II, sent. 07/05/2007 n. 2054), laddove ritiene che la legge «non prevede che la copia debba essere "effettivamente conforme" ma mira ad un risultato sostanziale».

A differenza dell’autentica di sottoscrizione, che per le limitazioni intrinseche comporta la lettura del documento e la valutazione sulla competenza, per l’autentica di copia non è previsto alcun limite funzionale, né verifica del contenuto.

L’unico limite consiste nel fatto che occorre partire da un originale, non è ammessa la copia di copia.

Il funzionario incaricato dell'autenticazione pertanto si limita a ricevere una copia, verificare che sia identica al documento originale e che sia completa (ad esempio potrebbero esserci scritte a matita o comunque più leggere che non compaiono nella copia), quindi procedere a dichiararla autentica.

Limitandosi a dichiarare che la copia è uguale all’originale, non vi sono limiti a procedere anche su un documento redatto in lingua straniera, purché si sia sicuri che la copia è identica.

Nel caso in cui non vi sia la certezza assoluta che il documento mostrato in visione sia effettivamente un originale, o se la copia non risultasse identica all'originale, l'autentica non potrà essere effettuata.

Se il documento è composto da più fogli verrà siglato ogni singolo foglio

La copia parziale

Può accadere che di un documento serva solamente la copia di una parte limitata. In tal caso tale richiesta verrà specificata e circostanziata nel corpo dell'autenticazione, fermo restando che le pagine di cui si chiede l'autenticazione dovranno essere copiate per intero, non è consentito coprirne una o più parti.

Mentre sulla copia è corretto indicare i “fogli”, indipendentemente dal fatto che siano utilizzati su un solo lato o su entrambi, dato che lo scopo è di garantire che il documento sia completo, sulla copia parziale verranno indicate di quante pagine è composto l’originale.

Non ci sono problemi a realizzare le copie da un solo lato anche se l’originale è fronte/retro, o viceversa.

Attenzione che “copia parziale” si può anche riferire alla perdita di informazioni nella copia: se un originale è a colori e la copia in bianco e verrà specificato.

Individuazione del documento originale

In relazione alla possibilità di autenticare quali conformi all’originale (art.18 del dPR 445/2000), documenti i cui “originali” non sono chiaramente definibili in quanto tali, si specifica che la normativa inerente l'autentica delle copie di atti e documenti si limita a stabilire che "le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento" (art. 18 d.P.R. n. 445/2000). E ancora, che "Essa (la copia) consiste nell'attestazione di conformità con l'originale".

Da quando le copie autenticate dal funzionario comunale possono riguardare anche atti negoziali privati e possono anche essere presentate ai privati "che vi consentono" (art. 2 d.P.R. n. 445/2000), l'unico requisito necessario e indispensabile, affinché il funzionario incaricato dal sindaco proceda all'autenticazione della copia di un atto, è il fatto che tale copia sia conforme all'originale.

Di conseguenza, l'unico valido motivo che ha il funzionario incaricato dal Sindaco per rifiutare l'autentica di un atto o documento è la mancata esibizione dell'originale; ulteriore conseguenza è il fatto che il funzionario incaricato dal Sindaco, nella sua qualità di pubblico ufficiale, può e anzi, deve, rifiutare di autenticare un atto se crede di non avere elementi sufficienti per ritenere il documento esibito un vero atto "originale".

Cosa debba intendersi per atto originale è di norma relativamente facile, ma in alcune circostanze risulta difficile, se non impossibile, avere elementi sufficienti (es. la firma, un timbro, la scrittura manuale, ecc.). Nell’epoca dalla riproducibilità tecnica del documento, sia esso analogico od elettronico, tali difficoltà si amplificano in quanto a volte è del tutto impossibile distinguere un originale da una copia.

A questo punto le soluzioni che si prospettano sono:

1. il documento elettronico prodotto in formato analogico è sempre un originale, in quanto lo consentono  le modalità e le tecnologie di riproduzione, allora in tal caso non vi è necessità di alcuna autentica, perchè la possibilità di produrre un numero infinito di originali rende inutile e dispendioso tale procedura;
2. il documento elettronico prodotto in formato analogico, o il documento analogico riprodotto, è una copia, allora in questo caso  non è possibile ricavarne una copia da autenticare;
3. il documento elettronico prodotto in formato analogico, o lo stesso documento analogico “originale” non è distinguibile se originale o copia, in tal caso il funzionario incaricato non sarà in grado di effettuare un’autentica di copia, in quanto il necessario presupposto è la presa visione di un documento che, senza ombra di dubbio, possa essere definito come originale. Inoltre non può valere il fatto che l'interessato apponga su uno dei documenti la dicitura "originale"; se bastasse questo, allora non servirebbe l'autentica della "copia", ma basterebbe scrivere: "originale" anche sul secondo documento.

Nell’impossibilità da parte del funzionario incaricato di effettuare un’autentica di copia, può essere adottata la soluzione prevista dall'art. 19 del DPR 445/2000: ovvero dovrà essere l'interessato a dichiarare, con apposita dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, che il documento allegato è conforme all'originale riprodotto da file o altro, a seconda dei casi, magari indicando l'ubicazione della banca dati da cui il file è riprodotto.

Questa soluzione può essere adottata ogni qual volta si intenda autenticare copie di registri o documenti redatti a stampa o anche su supporto informatico e senza che tale documento necessita di una firma o di un elemento distintivo del suo carattere di "documento originale".

Tale forma di autentica deve essere accettata da tutti gli Enti pubblici a cui il documento autenticato è rivolto, in caso di rifiuto incorrono nelle pene previste dall’art.74 del d.P.R. n. 445/2000 (violazione dei doveri d’ufficio); i privati invece possono anche non accettarla.

per autenticare la SOTTOSCRIZIONE (firma) in calce ad un documento ad un atto o a una dichiarazione rendendola "legale" in quanto apposta dall'interessato, previa sua identificazione, alla presenza del dipendente pubblico:

• la sottoscrizione può essere autenticata anche dal Notaio, dal Cancelliere, dal Segretario Comunale o da un funzionario incaricato dal Sindaco. ATTENZIONE: Le firme sulle istanze rivolte alla Pubblica Amministrazione e a Gestori di Pubblici Servizi non debbono più essere autenticate

L’autentica delle firme, o più precisamente delle sottoscrizioni, come indicato nell’art. 21 del d.P.R. 445/2000, non appartiene propriamente ai servizi demografici, bensì all’impiegato che viene incaricato dal Sindaco, che potrebbe essere l'impiegato di un qualsiasi ufficio comunale.

"Sottoscrizione” significa, in senso letterale, “scrivere sotto”. E’ quindi impossibile autenticare una sottoscrizione in bianco, dato che nel significato letterale del termine occorre che vi sia un qualcosa da sotto-scrivere, nonché per la necessità di verificare che l’autentica ricada nelle nostre competenze.

La firma deve essere apposta in presenza del funzionario, il quale deve identificare il sottoscrittore (per conoscenza personale o previa esibizione di un documento di identità valido), quindi attestare che la firma è stata apposta in sua presenza, che ha identificato il dichiarante indicando il modo con cui l’identità è stata accertata, quindi completando con il proprio nome e funzione, luogo e data, firma e timbro dell’ufficio.

Non occorre l'autentica per le istanze e dichiarazioni sostitutive che vengono presentate alla Pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblici servizi, anche in via telematica, dato che il primo comma prevede che l’autenticità sia garantita dalla copia di un documento di identità, secondo le indicazioni dell’art. 38, così come è valida la firma digitale, se presentate in forma telematica.

Lo stesso articolo 38 consente a tutti i dipendenti addetti al ricevimento di una pratica di autenticare la sottoscrizione, se non viene allegato il documento, ovviamente limitatamente alla pratica stessa. Se ci si rivolge quindi all’ASL piuttosto che all’Agenzia delle Entrate o all’Ufficio Tecnico, l’impiegato che si occupa della nostra istanza può legalizzare la firma su quella specifica istanza, senza bisogno di incarichi
particolari, in quanto già previsto del Legislatore.

Con la sentenza n. 19966 del 30 agosto 2013, la sez. III della Corte di Cassazione ha definito i limiti della competenza del funzionario, dato
che “il potere di autenticazione del dipendente addetto dell’ufficio comunale non è generalizzato, ma è di volta in volta individuato dal legislatore”. La sentenza stabilisce che l’atto la cui sottoscrizione è stata autenticata da un funzionario non competente è nullo, per cui, di conseguenza, sono nulli tutti gli atti successivi basati su di esso. Questo errore all’origine ha chiaramente comportato un danno al dichiarante, danno del quale certamente è corresponsabile ma del quale potrebbe essere chiamato a rispondere anche il funzionario che ha compiuto un atto illegittimo, per il quale avrebbe dovuto opporre un rifiuto per incompetenza.

Limiti all’attività di legalizzazione

Secondo la nostra legislazione generale, l’autentica della sottoscrizione è di competenza dei notai (art. 72 Legge 16 febbraio 1913 n. 89). Le autentiche ad opera di soggetti diversi devono essere quindi intese come una deroga a questo principio generale, e non possono pertanto essere applicate a tutti i casi, bensì limitatamente a tipologie definite.

Si possono autenticare le sottoscrizioni:

• Degli atti relativi al passaggio di proprietà dei beni mobili registrati e la costituzione di diritti di garanzia su di essi, ovvero pegni ed ipoteche.
• Relative a quietanze liberatorie.
• Sugli atti previsti dal Codice di Procedura Penale.
• Su determinati atti relativi le adozioni.
• Su dichiarazioni inerenti la sussistenza del debito.
• Le firme in materia elettorale (art. 14 L. 53/1990, che estende anche al Sindaco e ad altri soggetti la competenza ad autenticare) o in materia di adozione (art. 31 lett. e) L. 184/1983).
• Le istanze e dichiarazioni sostitutive rivolte a privati. Notiamo che “istanza”, in senso giuridico, è il documento col quale si chiede ad una PA di iniziare un iter amministrativo. Dato che, in questo caso, il c. 2 si riferisce specificamente a soggetti diversi dalla PA, il Legislatore deve necessariamente aver usato questo termine nel senso più generico di “richiesta”. Quindi sì all’autentica, ad esempio, su richieste rivolte a banche o assicurazioni.

La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà riguarda invece “stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato” (d.P.R. 445/2000 art. 47), sia riferiti all’interessato stesso che ad altre persone.

Quindi sì all’autentica di sottoscrizione se il sottoscrittore dichiara di essere invalido, di essere stato tamponato, di essere capace di recitare la Divina Commedia a memoria, di sapere che il vicino di casa passeggia fino alle 3 di notte, o simili. Naturalmente in questo caso si legalizza la firma, ma non si entra nel merito della veridicità del contenuto.

Infine, l’incaricato del Sindaco può legalizzare atti rivolti alla Pubblica Amministrazione o a gestori di pubblici servizi, se finalizzati alla riscossione da parte di terzi di benefici economici, ad esempio una delega a ritirare una pensione o un assegno di invalidità.

NON si possono invece legalizzare, in quanto non ricadono nelle previsioni di legge, dichiarazioni di volontà. Non si possono quindi legalizzare procure, deleghe, diffide ad adempiere, testamenti, sottoscrizioni di polizze assicurative o prodotti finanziari, autorizzazioni, compravendite (fatti salvi i beni mobili registrati), rinunce ed in generale tutto ciò che non ricade nella definizione di istanza o dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà.

A volte si pensa che una delega possa essere legalizzata. In realtà è anch’essa una manifestazione di volontà, e, riflettendoci con attenzione, non è dissimile, come categoria giuridica, da un testamento o un atto di donazione, che tutti sanno essere competenza dei notai.

C’è poi una deroga speciale per gli avvocati, che possono legalizzare la procura alle liti dei propri clienti, ma questo non ci riguarda.

per autenticare FOTOGRAFIE che necessitano di essere legalizzate come nei casi del passaporto, porto d'armi, licenza di caccia e pesca, patente di guida, o nei casi previsti da disposizioni di legge:

• l'autentica della fotografia può effettuarsi solo in presenza dell'interessato
• per i soggetti minorenni l'autentica della fotografia per la conduzione di ciclomotori (dai 14 ai 15 anni) è consentita solo in presenza del minore accompagnato da chi esercita la potestà genitoriale
• l'autenticazione della fotografia è sempre in carta semplice

L'autentica foto (detta anche legalizzazione) è un'operazione che consiste nell'identificazione della persona raffigurata nella fotografia mediante trascrizione delle generalità.

Detto in altri termini è l'attività con cui si mettono in relazione la fotografia ed i dati anagrafici di una determinata persona. 

L'autentica di foto non può essere utilizzata come documento d'identità, e può essere utilizzata esclusivamente per il rilascio di documenti di identità personale.

L'autenticazione della sottoscrizione è soggetta all'imposta di bollo pari a 16 euro, tranne i casi di esenzione previsti dalla legge ai sensi della Tab. Allegato B del Decreto Presidente Repubblica n. 642 del 26/10/72.