La Legge n. 150/2000, portando a compimento l’evoluzione normativa avviata con il d.lgs. n°29/93 (abrogato dal d.lgs 165/2001), individua nell'Ufficio Relazioni con il Pubblico uno dei principali strumenti organizzativi attraverso cui le amministrazioni pubbliche possono assolvere ai loro compiti di comunicazione e contatto con i cittadini.

Secondo quanto espresso dalla normativa, i soggetti che si occupano di relazioni con il pubblico hanno il compito in primo luogo di dare piena visibilità all'attività delle pubbliche amministrazioni, garantendo al cittadino la possibilità di partecipare ed accedere all'attività della stessa, attraverso il coinvolgimento e l'aggiornamento costante rispetto agli iter dei procedimenti amministrativi. L’ufficio deve garantire l’accesso ai servizi, l’ascolto delle esigenze, promuovere l’innovazione e la semplificazione sempre tenendo in considerazione la soddisfazione dei cittadini.

Questa attività è strettamente collegata all'ascolto, alla gestione dei suggerimenti e dei reclami provenienti da essi e alla gestione del disservizio. In questo senso viene anche stimolata la partecipazione civica da parte degli stessi cittadini all'attività dell'amministrazione.

Una delle funzioni principali cui devono assolvere soggetti che si occupano di relazioni con il pubblico è la comunicazione esterna, ovvero di trasferire e diffondere le informazioni e le comunicazioni verso l'esterno. Al tempo stesso, devono assicurarsi che anche la comunicazione interna all'organizzazione circoli in modo efficace e funzionale alla gestione delle stesse relazioni con il pubblico.

Rispetto alla funzione di informazione, oggi diventa sempre più rilevante la strumentazione tecnologica: e-mail, PEC, siti web, portale dei servizi on-line , possono strutturare una nuova modalità di comunicazione che imposta diversamente i rapporti sia con l'utente esterno sia internamente alle stesse organizzazioni.
 
La legge 150 del 2000, nel riaffermare i principi generali espressi con il d.lgs. n°29/93, assegna all’URP nuove funzioni, ampliando quindi il ruolo e i compiti di tale struttura; si prevedono infine specifiche professionalità per il personale dell'URP, delineati in maniera più precisa con il decreto 422/2001.
All’art.8 della legge 150/2000 si assegnano all’URP le seguenti funzioni:
 

• garantire l’esercizio dei diritti di informazione, di accesso agli atti e di partecipazione (legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni);
• agevolare l’utilizzazione dei servizi offerti ai cittadini, anche attraverso l’informazione sulle disposizioni normative e amministrative, e sulle strutture e sui compiti dell’Amministrazione;
• promuovere l’ascolto dei cittadini e i processi di verifica della qualità dei servizi e di gradimento degli utenti;
• garantire lo scambio di informazioni fra l’ufficio e le altre strutture operanti nell’Amministrazione, promuovendo e organizzando la comunicazione interna;
• promuovere la comunicazione interistituzionale, attraverso lo scambio e la collaborazione tra gli uffici per le relazioni con il pubblico delle altre Amministrazioni. 

A norma dello Statuto Comunale

Art. 42: Sportello unico e dei rapporti con il cittadino
1. E’ istituito l’ufficio avente il compito di:

a) fornire ogni informazione necessaria per garantire l’esercizio del diritto di accesso, nonché chiarimenti sull’iter seguito da provvedimenti e pratiche amministrative, la individuazione e la comunicazione del responsabile e quant’altro possa essere utile al/alla cittadino/a per l’esercizio dei propri diritti;

b) promuovere lo sportello unico del cittadino con le altre amministrazioni del territorio.

Attraverso l’Ufficio Relazioni con il Pubblico si assicura altresì il diritto di accedere alle informazioni di cui è in possesso l'Amministrazione.