Il sistema informatico denominato “JIride” è uno strumento versatile che consente la gestione dei processi attraverso la strutturazione in scrivanie virtuali coincidenti con l'articolazione in uffici e servizi, che possono esser create e modificate in base alla struttura organizzativa.
A ciascun operatore viene assegnato un account e, attraverso una password personale, può accedere ad una o più scrivanie virtuali a seconda del settore in cui presta servizio e della sua competenza, posizione di responsabilità o del suo grado di coinvolgimento nei diversi procedimenti, a cui può partecipare attivamente durante l'intero iter documentale.
Mediante il software JIRIDE:
- la documentazione in arrivo viene protocollata, i documenti cartacei acquisiti digitalmente (acquisizione massiva previa etichettatura con bar code) e assegnata in modalità telematica agli uffici interni per la gestione del procedimento.
- Ciascun responsabile di procedimento dalla propria “scrivania virtuale” può visionare e gestire le pratiche di competenza in modalità digitale e gli atti amministrativi incluso la sottoscrizione con firma digitale e l’invio tramite PEC (Posta elettronica certificata) ad altre PP.AA., imprese e cittadini che hanno eletto il proprio domicilio elettronico in conformità con la normativa.
- Tutti i documenti digitali vengono inviati in conservazione a norma.
Gli atti amministrativi, gestiti in base a work flow predefiniti, vengono sottoscritti con firma digitale e pubblicati all’albo pretorio elettronico per gli adempimenti sulla trasparenza, in modo che il cittadino possa essere sempre informato sull'operato dell'Amministrazione.
La PEC (posta elettronica certificata) è integrata nel sistema di protocollo informatico.
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