La gestione dei flussi documentali è l'insieme di funzionalità che consentono di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle amministrazioni.

Consente la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici.

Le attività dell'ufficio sono le seguenti:

• Gestione informatica del Protocollo Generale per la registrazione e smistamento della posta in entrata
• Protocollazione della posta in arrivo in forma cartacea
• Segnatura di protocollo tramite bar code e scansione dei documenti cartacei protocollati 
• Gestione della casella istituzionale di PEC (Posta elettronica certificata) dell’Ente 
• Assegnazione telematica agli uffici destinatari della posta tramite le scrivanie virtuali
• Gestione delle spedizioni della posta cartacea in uscita

• CDRL partner ARUBAPEC (centro di registrazione locale) per il rilascio della firma digitale a dipendenti/amministratori 
• Marcatura temporale degli atti/documenti che necessitano di data certa
• Coordinamento amministrativo del protocollo informatico e del flusso documentale

A partire dall'11 ottobre 2015 le Pubbliche Amministrazioni sono tenute, in base all'articolo 7, comma 5 delle suddette Regole tecniche, ad inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva.

La casella istituzionale di PEC del Comune di Pisa è comune.pisa@postacert.toscana.it

N.B. La casella PEC non accetta messaggi provenienti da posta elettronica non certificata.

Il Comune di Pisa è partner CDRL di ArubaPecCA e rilascia la firma digitale solo ad amministratori e dipendenti del Comune di Pisa.

PROCEDURA PER L'EMISSIONE DI FIRMA DIGITALE a DIPENDENTI e AMMINISTRATORI

1) Il Dirigente chiede l'emissione della firma digitale per il proprio dipendente o per se stesso, l'amministratore chiede l'emissione per se stesso, compilando e firmando il modulo presente nella sezione "ALLEGATI" di questa pagina.

2) Tale richiesta dev'essere protocollata sulla scrivania JIRIDE dell'Ufficio Protocollo Generale allegando al protocollo la scansione di un documento di identità in corso di validità del futuro titolare di firma digitale

3) Il dipendente verrà successivamente contattato dall'Ufficio Protocollo Generale per il riconoscimento "de visu" e gli ulteriori adempimenti previsti.

L'ufficio è chiuso al pubblico. L'utenza interna è tenuta a rispettare il seguente orario 9.00-11.30 (lunedì - martedi - mercoledi - giovedi - venerdi)

Funzionario responsabile: Posizione Organizzativa Dr. Nicola Guerrini