Il Comune di Pisa è impegnato attivamente da diversi anni nel processo di semplificazione delle procedure amministrative, con l’obiettivo di ridurre i tempi di attesa dei cittadini e delle imprese, aumentare la facilità di accesso, rendere trasparente il percorso dei documenti e diminuire i costi gestionali.

In questa ottica e in attuazione della recente normativa abbiamo quindi intrapreso il percorso di dematerializzazione documentale.

L’attivazione del servizio di protocollo informatico risale al 2004 e prevedeva, già allora, la segnatura, protocollazione e acquisizione digitale dei documenti cartacei (acquisizione massiva previa etichettatura con bar code) e l’ invio telematico agli uffici interni per la gestione del procedimento.

Il sistema di protocollo informatico è interoperabile e nel 2008 è stato avviato con Regione Toscana ed altre amministrazioni di RT lo scambio telematico di documentazione (progetto e-gov InterPro) con protocollazione automatica (segnatura xml identificativa delle AOO allegata al messaggio).

Peculiarità del sistema di gestione documentale è l’ integrazione nativa della firma digitale, della posta elettronica certificata ed InterPRO.

Il sistema informatico denominato “Iride” consente la gestione dei processi ed è strutturato in “scrivanie virtuali” sulla base della struttura organizzativa  del Comune di Pisa.

Ciascun operatore, che ha competenza su un determinato procedimento,  partecipa al processo in modo attivo dalla propria scrivania virtuale.

Tutti gli uffici del Comune utilizzano la PEC (posta elettronica certificata) integrata nel sistema di protocollo informatico Gli atti amministrativi, gestiti in base a work flow predefiniti, vengono sottoscritti con firma digitale e pubblicati all’albo pretorio elettronico in base a quanto previsto dall’art.32 della legge 69/2009. In questo modo qualsiasi cittadino può controllare l'azione della stessa pubblica amministrazione.

Gli elementi portanti di questo processo di dematerializzazione sono stati:

-la sensibilità dell’amministrazione a questi processi innovativi ed in particolare al cambiamento culturale circa il passaggio dal cartaceo al digitale;

-la formazione;

-la scelta del software che realizza il tracciamento e l’esecuzione automatica dei flussi di lavoro.

E’ importante sottolineare che i processi documentali rappresentano uno strumento di straordinaria rilevanza nella determinazione dell’efficienza della Pubblica Amministrazione e quindi l’automazione del sistema di gestione documentale costituisce il passo essenziale del percorso organizzativo che una amministrazione moderna deve compiere per diventare efficiente, snella e ridurre i costi della macchina comunale.

La collaborazione sinergica realizzatasi tra gli organismi politici e direzionali ed il personale operativo è stata fondamentale per il perseguimento di questi obiettivi.

Nella fase iniziale del progetto è stata necessaria una diffusa sensibilizzazione dei dirigenti e quadri dell’Amministrazione relativamente al forte cambiamento culturale. Per questo il percorso formativo dei dipendenti, in ambito di gestione documentale, è iniziato nel 2001 e prosegue a tutt’oggi per tutta la struttura organizzativa, dai dirigenti agli operatori di protocollo.