Il Comune di Pisa in attuazione del DPR 445/2000 e del Codice dell’Amministrazione Digitale ha avviato da diversi anni un percorso di dematerializzazione documentale finalizzato al miglioramento organizzativo e alla trasparenza amministrativa nei riguard

COMUNE DI PISA

DIREZIONE PERSONALE E SERVIZI INFORMATIVI

UO Automazione flusso documentale

DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTALE

SCHEDA PROGETTO

Il Comune di Pisa in attuazione del DPR 445/2000 e del Codice dell’Amministrazione Digitale ha avviato da diversi anni un percorso di dematerializzazione documentale finalizzato al miglioramento organizzativo e alla trasparenza amministrativa nei riguardi di cittadini ed imprese.

Nel 2004 è stato attivato il servizio di protocollo informatico con registrazione, acquisizione digitale dei documenti cartacei, assegnazione ai destinatari delle pratiche per via telematica e gestione del flusso documentale.

Il percorso di dematerializzazione documentale è proseguito con l’avvio del procedimento informatico di firma digitale di alcune tipologie di atti amministrativi (determinazioni e provvedimenti dirigenziali).

L’Amministrazione quindi, oltre a pubblicare sul sito della rete civica comunale i testi di delibere di Giunta e Consiglio e ordinanze, consente la consultazione dei documenti originali informatici sottoscritti con firma digitale quali determinazioni e provvedimenti dirigenziali.

Il sistema informatico denominato “Iride” consente la gestione dei processi ed è strutturato in “scrivanie virtuali” in base all’organigramma del Comune di Pisa. Ciascun operatore, che ha competenza su un determinato procedimento, partecipa al processo in modo attivo dalla propria scrivania virtuale.

Oggi tutta la struttura del Comune è in grado di utilizzare la PEC (posta elettronica certificata) integrata nel sistema di protocollo informatico e ha avviato il processo di interoperabilità di protocollo con altre PA della Regione Toscana con il trattamento automatico dei documenti di protocollo scambiati. Al documento informatico, opportunamente convalidato con la Firma Digitale, viene correlata la segnatura XML ed il messaggio viene inviato all’indirizzo della AOO destinataria per la sua protocollazione automatica.

L’obiettivo è quello di addivenire ad un completo archivio informatico di tutti i documenti amministrativi

AZIONI E SVILUPPO PROFESSIONALE

La gestione dei flussi documentali è strettamente legata all’organizzazione della struttura e dei processi amministrativi, pertanto richiede un’analisi dettagliata dei flussi di lavoro al fine della razionalizzazione e della stabilità degli iter documentali.

Per questo nella fase iniziale del progetto è stata necessaria una diffusa sensibilizzazione dei dirigenti e quadri dell’Amministrazione relativamente al forte cambiamento culturale. Per questo il percorso formativo dei dipendenti, in ambito di gestione documentale, è iniziato nel 2001 e prosegue a tutt’oggi per tutta la struttura organizzativa, dai dirigenti agli operatori di protocollo.

Il coordinatore del progetto Titolare P.O. Responsabile Automazione flusso documentale Patrizio Geri ha creato e coordina un gruppo di lavoro trasversale (vari dipendenti per ciascun settore) che ha il compito di divulgare le innovazioni tecnologiche e gestionali nell’ambito dei propri settori di appartenenza.

Al progetto ha collaborato, in particolar modo sull'ingegnerizzazione dei reclami, la Titolare P.O. Ufficio integrato del cittadino Dr.ssa M. Gabriella Dei

DOCUMENTI

Descrizione del progetto

Quadro normativo

Provvedimento Direttore Generale “APPROVAZIONE DEL DISCIPLINARE PER LA GESTIONE, TENUTA E TUTELA DEI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI”

Deliberazione di Giunta “INTRODUZIONE PROCEDIMENTO INFORMATICO PER LA PRODUZIONE DI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI CON APPOSIZIONE DELLA FIRMA DIGITALE ALL’INTERNO DEL COMUNE DI PISA”

Provvedimento Direttore Generale “LINEE OPERATIVE DI MIGLIORAMENTO DELL’ORGANIZZAZIONE,DELLA COMUNICAZIONE E DELLA QUALITA DEI SERVIZI AI CITTADINI"

Manuale di gestione dei documenti (è in corso di aggiornamento)

Manuale d’uso del software applicativo

Titolario di classificazione

Ingegnerizzazione dei reclami

Progetto Turms

Il documento informatico e la firma digitale (presentazione)